Büroplanung in Zürich: Ein praktischer Leitfaden

Die Planung eines Büroausbaus in Zürich basiert auf fünf Faktoren, die in dieser Reihenfolge entscheidend sind: wie Ihr Team tatsächlich arbeitet, wie viel Platz jede Tätigkeit benötigt, wie sich Licht und Schall im Raum verhalten, ein Layout, das Laufwege berücksichtigt, und ein Budget, das neben dem Quadratmeterpreis auch die Kosten einer Fehlplanung einbezieht. Wenn diese Grundlagen stimmen, wird die Auswahl der Möbel zum einfachen und angenehmen Teil. Stimmen sie nicht, kann auch der teuerste Designerstuhl den Tag nicht mehr retten.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess – genau so, wie wir es mit unseren Kunden an der Bahnhofstrasse oder in Zürich West tun: praxisnah, ehrlich und fundiert auf den Schweizer Richtlinien von SECO, EKAS und Suva.

Upscale Interiors

Planen Sie ein durchdachtes Büro in Zürich

Upscale Interiors entwirft massgeschneiderte gewerbliche Räume. Unser Service umfasst Raumplanung, Materialauswahl, Möbeleinkauf und Projektmanagement.

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Kurz gefasst

• Beginnen Sie bei der Arbeitsweise Ihres Teams (Fokus, Telefonate, Zusammenarbeit, Besucher) – nicht beim Grundriss oder Möbelkatalog.
• Schweizer Richtlinien fordern Tageslicht und einen Blick ins Freie an Arbeitsplätzen sowie eine ausreichende Beleuchtung für die jeweilige Tätigkeit. Planen Sie Schreibtische daher zuerst entlang der Fenster.
• Lärm ist die häufigste Beschwerde in grösseren Büros. Planen Sie von Anfang an ein Budget für Akustikpaneele, Trennwände und Rückzugsorte ein.
• Platzieren Sie Schreibtische nicht direkt vor Laufwegen und lassen Sie um jeden Arbeitsplatz genügend Bewegungsfläche.
• Berücksichtigen Sie die versteckten Kosten eines zu engen Layouts (Fehlzeiten, Konzentrationsverlust) und nicht nur die Miete pro Quadratmeter.

Beginnen Sie bei der Arbeitsweise Ihres Teams, nicht beim Grundriss

Jedes gute Bürokonzept beginnt mit einer einfachen, leicht unbequemen Frage: Was tun die Menschen eigentlich den ganzen Tag? Nicht, was im Organigramm steht, sondern was zwischen 9 und 17 Uhr wirklich passiert.

Beobachten Sie eine Woche lang, wie viel Zeit für konzentrierte Einzelarbeit, Videokonferenzen, kurze Abstimmungen, geplante Meetings und Kundenbesuche aufgewendet wird. Eine Anwaltskanzlei am Paradeplatz hat ein völlig anderes Nutzungsmuster als ein Software-Team in Zürich West. Sobald Sie dieses Bild haben, können Sie die Aktivitäten in Zonen unterteilen:

1. Fokus-Zonen für konzentriertes Arbeiten, idealerweise ruhig und mit gutem Tageslicht.
2. Zonen für die Zusammenarbeit für Workshops und Projektarbeit, bei denen Lärm akzeptabel ist.
3. Kommunikations-Zonen wie Telefonkabinen und kleine Räume für Telefonate.
4. Empfangs- und Kundenbereiche, wo Ihre Marke den ersten Eindruck hinterlässt.
5. Unterstützungsbereiche: Drucken, Lagerung, Küche, Kaffeestation.

Diese Liste der Aktivitäten bildet Ihr Design-Briefing. Sie klärt zudem die wichtige Frage nach festen versus geteilten Arbeitsplätzen. Der kantonale Büroraumstandard für kantonale Liegenschaften lässt alles zu – von festen Arbeitsplätzen in Einzelbüros bis hin zu aktivitätsbasierten Konzepten – und verwendet bei aktivitätsbasierten Modellen einen Faktor von 0,8, um die Anzahl der Mitarbeitenden auf die Arbeitsplätze umzulegen. Ihr eigenes Verhältnis sollte auf Ihren Anwesenheitsdaten basieren, nicht auf einer Faustregel.

Ein kurzer Realitätscheck: Wenn die Mitarbeitenden im Durchschnitt an drei von fünf Tagen im Büro sind, wird es dennoch Spitzentage geben, an denen fast alle anwesend sind. Planen Sie für die Spitzenzeiten und sorgen Sie für den Rest mit Flexibilität vor.

Wie viel Platz benötigt ein Arbeitsplatz?

Die Grundfläche entscheidet über das Budget, daher lohnt sich Präzision. Als gängige Faustregel in der Schweiz gilt: Ein Arbeitsplatz mit einem Bildschirm benötigt etwa 6 m², mit zusätzlichem Stauraum direkt am Schreibtisch sind es etwa 8 bis 10 m². Zusätzlich zum Mobiliar benötigt jede Person eine Bewegungsfläche von etwa 1,5 m². Betrachten Sie diese Werte als Planungsminimum und gleichen Sie diese vor der Freigabe eines Layouts mit den aktuellen Bestimmungen der Schweizer Arbeitsgesetzverordnungen sowie mit Ihrem Gebäudeeigentümer oder Architekten ab.

Ein konkretes Beispiel macht dies anschaulich. Angenommen, Sie planen für 20 Personen mit einer Mischung aus festen und geteilten Arbeitsplätzen:

Das sind rund 190 m² vor Abzug von Verkehrsflächen und Technikräumen. Diese Raumgrößen basieren auf unseren eigenen Planungsannahmen, nicht auf offiziellen Vorgaben; betrachten Sie die Tabelle daher als anpassbare Vorlage. Entscheidend ist die Methode: Addieren Sie die Aktivitäten und prüfen Sie die Gesamtsumme anhand der Räumlichkeiten, die Sie in Betracht ziehen. Es ist weitaus kostengünstiger, auf dem Papier festzustellen, dass eine Fläche zu klein ist, als nach der Unterzeichnung des Mietvertrags.

Licht: Planen Sie die Schreibtische entlang der Fenster

Licht ist der am meisten unterschätzte Aspekt eines Bürokonzepts. Die EKAS, die Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit, stellt klar, dass Licht das Aktivitätsniveau, die Physiologie und das Wohlbefinden beeinflusst, und dass Arbeitsplätze in der Regel in Räumen mit Tageslicht und Sichtverbindung nach außen eingerichtet werden sollten. Wo dies nicht möglich ist, sind Ausgleichsmaßnahmen wie Pausen in tageslichtdurchfluteten Bereichen oder Arbeitsplatzwechsel erforderlich.

In der Praxis bedeutet das:

• Platzieren Sie feste Arbeitsplätze in Fensternähe und nutzen Sie die dunkleren Bereiche in der Mitte der Etage für Besprechungsräume, Lager und Druckbereiche.
• Verlassen Sie sich nicht allein auf die Deckenbeleuchtung. Der SECO-Wegweiser zu Artikel 15 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz empfiehlt eine Beleuchtungsstärke am Auge von mindestens 600 Lux aus physiologischen Gründen. Fragen Sie daher Ihren Lichtplaner, welche Werte er bei der Planung zugrunde legt.
• Vermeiden Sie Blendung. Ein Bildschirm direkt vor einem Fenster oder unmittelbar unter einer hellen Lichtquelle ermüdet die Augen. Stellen Sie den Bildschirm im rechten Winkel zum Fenster auf und nutzen Sie indirektes Licht.
• Überlegen Sie sich den Einsatz hoher Schränke gut. Wenn Sie Sitzschreibtische durch höhenverstellbare Modelle ersetzen, ohne Regale und Trennwände neu zu planen, kann dies dazu führen, dass genau das Tageslicht blockiert wird, das Sie eigentlich nutzen wollten.

Falls Sie im Rahmen desselben Projekts auch die Lichtplanung für einen privaten Wohnbereich in Betracht ziehen, zeigen unsere Hinweise zu maßgeschneiderter Beleuchtung für Häuser in Genf wie viel Dokumentation eine gute Beleuchtung erfordert – diese Sorgfalt gilt auch für Büros.

Akustik: Das Problem, das mit jedem zusätzlichen Schreibtisch wächst

Die Schweizer Bürostudie SBiB kam zu dem Ergebnis, dass Symptome mit der Arbeitsorganisation und den Umgebungsfaktoren zusammenhängen und dass die Zufriedenheit mit der Ausstattung und den Umgebungsbedingungen – insbesondere Lärm und Beleuchtung – mit der Anzahl der Personen im Raum abnimmt. Die SECO-Broschüre zu Großraumbüros bringen denselben Kompromiss mit sich: Flexibilität ist ein echter Vorteil, geht aber mit einem höheren Risiko für gesundheitliche Beschwerden einher, denen man durch die Gestaltung entgegenwirken muss.

Die Lösung ist kein einzelnes Wundermittel. Es ist ein Gesamtpaket:

1. Absorbieren: Deckenbaffeln, Wandpaneele, Teppiche und akustische Polsterungen zur Verkürzung der Nachhallzeit.
2. Abschirmen: Trennwände zwischen Schreibtischgruppen und Sitzmöbel mit hoher Rückenlehne in Lounge-Bereichen.
3. Trennen: dedizierte Rückzugsorte und Telefonkabinen, damit Telefonate nicht am Schreibtisch geführt werden.
4. Vereinbaren: eine einfache Lärmetikette, denn das Verhalten ist genauso wichtig wie die Materialien.

Weiche Einrichtungsgegenstände leisten hier echte Arbeit. Schwere Vorhänge können zum Beispiel die Härte eines Raumes mit viel Glas abmildern, und Akustikvorhänge sind eine Überlegung wert, wenn Paneele nicht passen. Für einen detaillierten Einblick speziell für Zürich behandelt unser Leitfaden zu Büroakustik in Zürich Materialien und Raumaufteilungen noch ausführlicher.

Layout: Wo Menschen sitzen, ist wichtiger als worauf sie sitzen

Das am häufigsten übersehene Layout-Problem ist zugleich das einfachste: Laufwege. Wer einen Flur direkt hinter seinem Stuhl hat, wird unterbewusst von jedem vorbeigehenden Kollegen gestört. Dies ist eine Hauptursache für Unzufriedenheit in Büros, die auf dem Plan ansonsten perfekt aussehen.

Ein paar Regeln, die wir bei fast jedem Projekt anwenden:

• Schreibtische seitlich zu den Laufwegen ausrichten, oder einen niedrigen Schrank oder eine Pflanze zwischen Stuhl und Durchgang platzieren.
• Fassen Sie laute Bereiche zusammen (Küche, Druckbereich, Besprechungsräume) und halten Sie diese von Ruhezonen fern.
• Geben Sie kommunikationsintensiven Teams einen gemeinsamen Bereich, und platzieren Sie die ruhigsten Arbeitsplätze am weitesten davon entfernt.
• Planen Sie den Weg für Besucher vom Aufzug bis zum Besprechungsraum, damit sie nicht durch die Arbeitsbereiche laufen müssen.
• Planen Sie flexibel. Möbel auf Rollen, modulare Stauraumlösungen und eine flexible Stromversorgung ermöglichen Umgestaltungen ohne externe Handwerker.

Die Vorteile einer professionellen Planung in dieser Phase werden in unserem Artikel über die Vorteile professioneller Raumplanung.

Ergonomie: Gesetzliche Pflicht und Komfort in einem

Ergonomie ist kein Luxus. Die Schweizer Richtlinien der Suva zu Sitz-Steh-Arbeitsplätzen erklären, wie Schreibtische und Stühle eingestellt werden sollten, damit Mitarbeiter gesund bleiben. Die weiterführende Seite der Suva zum Thema körperliche Belastung am Arbeitsplatz weist darauf hin, dass eine schlechte Körperhaltung am Bildschirm zu kostspieligen krankheitsbedingten Ausfällen führt.

Was Sie konkret benötigen:

• Höhenverstellbare Schreibtische, damit die Arbeitsfläche auf Ellbogenhöhe eingestellt werden kann und die Unterarme gestützt sind.
• Stühle, die den gesamten Rücken stützen, wobei die Füße flach auf dem Boden oder auf einer Fußstütze stehen.
• Monitore in einem angenehmen Leseabstand, die im rechten Winkel zu Fenstern aufgestellt sind.
• Ein Wechsel zwischen Sitzen und Stehen, mit ausreichend Platz neben dem Schreibtisch, um die Position tatsächlich verändern zu können.

Die gleiche Logik gilt für Personen, die einen Teil der Woche im Homeoffice arbeiten. Die Broschüre zum Homeoffice des SECO beschreibt die Gesundheitsrisiken eines schlecht eingerichteten Bildschirmarbeitsplatzes zu Hause. Wenn Sie ein Arbeitszimmer für sich selbst oder für Führungskräfte einrichten, können gut geplante Einbaumöbel für das Homeoffice auf einen Schlag die richtige Schreibtischtiefe und den nötigen Stauraum bieten.

Das Budget: Denken Sie über den Preis pro Quadratmeter hinaus

Es ist verlockend, ein Büro nach den Kosten pro Quadratmeter zu beurteilen und so viele Schreibtische wie möglich auf der Fläche unterzubringen. Die Warnung der SBiB-Forscher verstehen wir so, dass dies eine Falle ist: Die Kosten durch Konzentrationsverlust und gesundheitsbedingte Ausfälle aufgrund schlechter Akustik, Blendung und beengter Raumaufteilung übersteigen meist die Einsparungen durch eine hohe Dichte.

Ein vernünftiges Budget für Zürich umfasst daher diese Posten:

1. Konzept und Planung: das Briefing, die Zonierung, Layout-Optionen und technische Zeichnungen.
2. Bau und technische Arbeiten: Wände, Decken, Elektrik, Beleuchtung, Belüftung.
3. Akustische Maßnahmen: werden anfangs oft vergessen, sind aber nachträglich teuer in der Umsetzung.
4. Möbel und Ausstattung: Schreibtische, Stühle, Stauraum, Lounge- und Besprechungsmöbel.
5. Lieferung, Montage und Projektmanagement: der stille Kostenpunkt, der Ihren Einzugstermin absichert.
6. Eine ReserveWir sollten eine Reserve für die Überraschungen einplanen, die jede Renovierung mit sich bringt.

Verlangen Sie in jedem Angebot eine detaillierte Auflistung der einzelnen Positionen, damit Sie die Leistungen direkt miteinander vergleichen können.

Unsere Perspektive: Ein Büro ist eine Marke, durch die man hindurchgehen kann.

Bei Upscale Interiors verbinden wir Innenarchitektur mit Interior Design – und das ist nirgendwo wichtiger als in Büros. Ein Innenausbau ist sowohl eine technische Herausforderung (Licht, Akustik, Laufwege, Gebäudetechnik) als auch eine menschliche (wie fühlt es sich an, an einem Montagmorgen anzukommen). Wer beides getrennt betrachtet, endet oft mit einem schönen Empfangsbereich und einer lauten, düsteren Arbeitsfläche.

Wir erleben immer wieder, dass Kunden mit einer Wunschliste für Möbel zu uns kommen und mit etwas viel Besserem gehen: einem fundierten Briefing. Sobald die Arbeitsabläufe analysiert und die Zonen definiert sind, fallen Entscheidungen zu Materialien, Farben und Möbelmarken leichter und fundierter aus. Das Gleiche beobachten wir im Wohnbereich, wo ein klares Konzept weit mehr einspart, als es kostet.

Unser Rat ist einfach: Investieren Sie zu Beginn Zeit, testen Sie das Layout mit echten Menschen und bewahren Sie sich bei der Planung etwas Flexibilität für das Team, das Sie in drei Jahren haben werden – nicht nur für das Team von heute.

— Giorgia D'Amico

Zusammenarbeit mit einem Designer für Ihr Büro in Zürich

Wenn Sie diese Aufgabe nicht alleine bewältigen möchten, unterstützen wir Sie von der ersten Skizze bis zur finalen Übergabe. Unser Bürodesign-Service umfasst Raumplanung, Materialauswahl, Möbeleinkauf, 3D-Visualisierungen und ein vollständiges Projektmanagement für Unternehmen in Zürich und der gesamten Schweiz. Die Preisgestaltung für Büroprojekte ist individuell, daher ist der erste Schritt ein Gespräch über Ihre Räumlichkeiten und Ihr Team. Wie wir lokal arbeiten, erfahren Sie auch auf unserer Seite für Interior Design in Zürich.

Ein einfacher Schritt-für-Schritt-Plan

1. Beobachten Sie eine Woche lang, wie Ihr Team arbeitet, und notieren Sie die Stoßzeiten.
2. Zonen definieren sowie die Anzahl der Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Rückzugsorte festlegen.
3. Zahlen prüfen: Fläche pro Arbeitsplatz, Bewegungsflächen, Zugang zu Tageslicht.
4. Zwei Layouts entwerfen und beide jeweils aus der Perspektive eines Mitarbeiters und eines Besuchers durchgehen.
5. Licht- und Akustikplanung zusammen mit dem Grundriss, nicht erst danach.
6. Möbel und Materialien auswählen, wobei Ergonomie eine Grundvoraussetzung ist.
7. In 3D visualisieren , damit das Team reagieren kann, bevor gebaut wird.
8. Den Umzug planen mit Lieferung und Montage aus einer Hand.

FAQ

Wie viel Platz benötige ich pro Mitarbeiter?

Als Faustregel für die Planung in der Schweiz gilt: Ein Bildschirmarbeitsplatz benötigt etwa 6 m², mit lokalem Stauraum 8 bis 10 m², zuzüglich ca. 1,5 m² Bewegungsfläche. Besprechungsräume, Küche und Verkehrsflächen kommen noch hinzu. Klären Sie die endgültigen Zahlen mit Ihrem Architekten unter Berücksichtigung der aktuellen arbeitsrechtlichen Richtlinien.

Sollte ich mich für ein Großraumbüro entscheiden?

Ein Großraumbüro funktioniert, wenn Sie auch Rückzugsorte, Telefonkabinen und eine echte akustische Optimierung einplanen. Ohne diese Maßnahmen sinkt laut SBiB-Studie die Zufriedenheit mit Lärm und Beleuchtung, je größer die Räume werden. Kleinere Team-Bereiche sind oft ein besserer Kompromiss als eine große Halle.

Wie viel Tageslicht müssen Arbeitsplätze haben?

Die EKAS-Richtlinien besagen, dass Arbeitsplätze in der Regel in Räumen mit Tageslicht und Sichtverbindung nach außen liegen sollten. Ist dies nicht möglich, sind Ausgleichsmaßnahmen wie Pausen in tageslichtdurchfluteten Bereichen oder Arbeitsplatzwechsel erforderlich. Platzieren Sie feste Schreibtische an den Fenstern und legen Sie unterstützende Funktionen in den dunkleren Kernbereich.

Wann sollte ich einen Designer hinzuziehen?

Am besten noch vor Unterzeichnung des Mietvertrags. Ein Designer kann prüfen, ob die Grundrissfläche zu Ihren betrieblichen Abläufen passt, und so kostspielige Überraschungen vermeiden. Spätestens jedoch vor der Bestellung der Büromöbel sollten Sie einen Experten hinzuziehen.

Quellen

• Kanton Zürich: Standard Büro
• EKAS: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Bürobetrieben
• SECO: Wegleitung zu Artikel 15 ArGV 3, Beleuchtung
• SECO: SBiB-Studie
• SECO: Grossraumbüros
• Suva: Sitzen oder stehen?
• Suva: Ergonomie, körperliche Belastung
• SECO: Homeoffice Gesundheitsschutz

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